Este sigur pentru afaceri să externalizeze suportul IT?
Suportul pentru Tehnologia Informației este o parte integrantă a fiecărei companii de pe piață. Este de obicei coloana vertebrală a oricărei companii care folosește internetul pentru a oferi un produs sau serviciu unui grup de persoane.
Pe măsură ce afacerile mici se extind, apare nevoia de a umple spațiile necesare pentru a menține afacerea în funcțiune; se deschid roluri suplimentare, iar personalul foarte calificat este vital pentru a asigura continuitatea. O unitate internă de IT puternică este suficientă pentru a satisface nevoile de suport IT ale unei companii, dar nu fiecare afacere mică are resursele pentru a o înființa și a o susține. Externalizarea suportului IT este o alternativă la construirea unei unități de operativi calificați.
În acest articol, vom lua în considerare externalizarea suportului IT și implicațiile de securitate pentru afaceri, dacă există.
Ce este externalizarea în IT?
Outsourcing este procesul de angajare a unei companii sau organizații terțe pentru a se ocupa de nevoile sau funcțiile specifice ale afacerii tale.
Outsourcingul IT înseamnă pur și simplu externalizarea anumitor operațiuni IT din cadrul afacerii tale către o altă companie care dispune de resursele necesare pentru a efectua astfel de funcții fără probleme semnificative. De exemplu, o companie poate externaliza un call center pentru că în prezent nu dispune de resursele necesare sau nu își poate permite să cumpere și să întrețină echipamentele unui call center.
De asemenea, întreprinderile mici externalizează în mod regulat servicii IT precum help desk, suport IT, centru de date, stocare de date, backup și monitorizarea rețelei. Aceasta poate fi aplicată oricărei sarcini sau roluri IT; unele companii pot externaliza un întreg departament IT.
Există diferite tipuri de externalizare IT, și acestea includ următoarele:
1. Externalizare offshore: Procesul de angajare a serviciilor unei companii din afara țării de operare.
2. Outsourcing Nearshore: Aceasta implică utilizarea unui furnizor de servicii extern care este apropiat sau împarte o graniță cu țara în care îți desfășori activitatea.
3. Externalizare internă: Aceasta implică utilizarea serviciilor unei alte companii din aceeași țară în care își desfășoară activitatea afacerea ta.
4. Externalizare la cerere: Acesta este un tip de externalizare bazat pe ceea ce este necesar în momentul respectiv.
5. Servicii Gestionate: Aceasta implică faptul că o altă companie gestionează complet anumite sau toate funcțiile serviciilor tale IT.
Este sigur să externalizezi serviciile de suport IT?
Externalizarea serviciilor de suport IT poate fi necesară în funcție de situație; prin urmare, are sens să înțelegem cât de sigură este. De asemenea, încrederea într-un terț pentru a asigura că aceste servicii funcționează fără probleme poate veni cu unele riscuri. Cunoașterea acestor riscuri și modul de a le atenua în cazul în care se întâmplă ar trebui să fie prioritatea ta.
Siguranța externalizării suportului tehnic depinde în mare parte de compania implicată. Mai mult, companiile de externalizare bine-cunoscute sunt mai sigure și mai avantajoase pentru utilizare decât omologii lor necunoscuți, deoarece sunt de obicei mai reputate și supuse unui control mai riguros. Este mai bine să înțelegi politicile și contractele pe care aceste companii le oferă înainte de a alege.
Asigurați-vă că orice companie de externalizare pe care o alegeți are aceleași standarde de securitate sau reglementare pe care afacerea dvs. trebuie să le mențină pentru a păstra serviciul. De asemenea, ar trebui să vă asigurați că compania de externalizare pe care o alegeți dispune de expertiza tehnică și resursele necesare. Altfel, vă expuneți compania la riscul unui suport tehnic deficitar, rezultând în pierderea clienților.
În majoritatea cazurilor, există puține sau deloc probleme legate de siguranța externalizării serviciilor de suport IT, dar pentru a te asigura că acesta este cazul, trebuie să lucrezi mână în mână cu compania care gestionează serviciile tale de suport tehnic.
Beneficiile externalizării suportului IT
Există multe beneficii care vin odată cu externalizarea serviciilor de suport IT, și acestea includ următoarele:
1. Costuri de Muncă Reduse
În construirea unei echipe de suport IT pentru compania dvs., trebuie să vă gândiți la costuri. Costul personalului singur poate să lase o gaură în bugetul dvs. În cele mai multe cazuri, tot trebuie să investiți masiv în formarea personalului, licențele software și alte costuri suplimentare pentru a vă asigura că oferiți cel mai bun serviciu. Pe de altă parte, externalizarea vă va permite să aduceți profesioniști calificați fără costuri suplimentare. Permițându-vă să vă canalizați atenția și resursele către alte domenii ale afacerii dvs. în creștere.
2. Costuri Reduse ale Infrastructurii
Echipele interne de suport IT vor avea nevoie de infrastructura necesară pentru a susține operațiunile. Echipamentele de infrastructură precum servere, routere, switch-uri, dispozitive de stocare a datelor și alte articole pot fi destul de costisitoare. Întreținerea și repararea acestora vor adăuga la cheltuielile dumneavoastră. Mai mult, externalizarea îndepărtează povara achiziționării acestora de pe umerii dumneavoastră și vă permite să plătiți doar pentru resursele pe care le utilizați, permițându-vă să economisiți la costuri.
3. Flexibilitate
Externalizarea suportului tehnic îți permite să fii flexibil în scalarea operațiunilor tale. În perioadele de vârf, afacerea ta poate scala rapid pentru a face față cererilor care îți sunt adresate. Când sunt puține sau deloc cereri, poți de asemenea să reduci scala pentru a evita costurile inutile. Nu poți face asta cu o echipă internă; va trebui să angajezi mai multe persoane, ceea ce necesită timp și bani.
4. Concentrare pe Afaceri
Construirea unei echipe de suport IT vă poate lua timp, resurse și vă poate distrage atenția de la obiectivele principale ale afacerii. Externalizarea serviciilor de suport IT permite afacerii dvs. să se concentreze pe alte domenii precum strategia, inovația și marketingul. De asemenea, vă permite să vă concentrați pe scopul principal al companiei și să oferiți un serviciu mai bun, oferindu-vă un avantaj față de concurenții dvs.
5. Disponibilitate
În majoritatea cazurilor, unitățile interne de suport IT nu pot fi întotdeauna disponibile; sunt susceptibile la întreruperi. Cele mai multe companii de externalizare oferă echipe dedicate cu suport 24/7, chiar și în zilele de sărbătoare. Acestea vor oferi afacerii tale un flux constant de servicii și un timp de funcționare asigurat.
6. Experiență și Abilități
Companiile de externalizare au de obicei acces la un grup de personal IT cu o vastă experiență și abilități. Prin angajarea serviciilor lor, permiteți și afacerii dvs. să aibă acces la aceștia. Orice probleme pe care credeți că o echipă IT internă nu le poate rezolva la timp vor fi gestionate de profesioniști IT experimentați.
7. Risc Redus
Externalizarea serviciilor de suport IT poate reduce riscurile asociate cu gestionarea unei unități interne de suport IT. Majoritatea furnizorilor de servicii au ani de experiență în rezolvarea problemelor de suport tehnic și vor continua să poarte responsabilitatea de a reduce riscurile asociate cu aceasta. Pe lângă asigurarea faptului că infrastructura și serviciile lor sunt de top, trebuie să se asigure și că respectă standardele de securitate și conformitate.
Dezavantajele externalizării suportului IT
Deși există avantaje ale externalizării serviciilor de asistență tehnică, există și dezavantaje. Acestea includ următoarele:
1. Puțin sau Deloc Control asupra Calității Serviciului
Externalizarea suportului tehnic către o companie terță înseamnă că afacerea ta poate avea puțin sau deloc control asupra calității serviciului oferit. Este imperativ ca echipa ta de suport tehnic să înțeleagă pe deplin produsul sau serviciul pe care compania ta îl furnizează. Construirea unei echipe de suport IT îți poate oferi avantajul de a-i expune la produsul sau serviciul oferit și de a-l înțelege. Pe de altă parte, externalizarea te poate lăsa fără nicio asigurare că personalul de pe teren înțelege pe deplin produsul sau serviciul pentru a servi mai bine clienții. Cu o echipă internă de suport IT, poți, de asemenea, să monitorizezi procesul de suport și să faci modificări după cum dorești, dar acest lucru nu este posibil când externalizezi. Pur și simplu va trebui să ai încredere că serviciul tău de suport IT este în mâini bune.
2. Contact mai puțin direct cu clienții
Externalizarea suportului IT poate însemna că orice conexiune sau contact cu clienții dvs. va trebui să treacă printr-un intermediar, compania pe care o selectați pentru a gestiona suportul tehnic. Este preferabil pentru orice afacere care depinde de comunicarea cu clienții săi să ofere un serviciu mai bun să aibă o echipă internă de suport IT. Când vine feedback-ul, acesta ajunge direct la echipă, și ei pot implementa orice schimbare necesară rapid. Pe de altă parte, externalizarea poate reduce timpul de răspuns deoarece feedback-ul poate dura ceva timp să ajungă la dvs., și unele mesaje vitale ar putea fi pierdute în proces.
3. Bariere Lingvistice
Outsourcing-ul offshore poate uneori să se dovedească a fi o problemă, clienții având probleme cu accentul personalului de suport tehnic. Problemele de satisfacție a clienților pot apărea dacă un client are dificultăți în a înțelege personalul de suport IT. Trebuie să identifici și să te ocupi de această problemă dacă vrei să continui outsourcing-ul.
4. Costuri Neașteptate
Un avantaj semnificativ al externalizării serviciilor de asistență tehnică este reducerea costurilor de a avea o echipă de suport, dar afacerea ta poate, de asemenea, să acumuleze taxe ascunse și inutile. Este crucial ca, în calitate de proprietar sau manager al unei afaceri, să citești termenii fiecărui contract cu compania de externalizare. Angajează serviciile unui avocat specializat în contracte dacă simți că nu ai expertiza necesară pentru a înțelege acordul. Te va salva de orice jenă în viitor.
Concluzie
Echipa dvs. de suport IT poate să facă sau să desfacă succesul afacerii dvs. Este una dintre acele lucruri pe care pur și simplu trebuie să le faceți corect, altfel vă puneți compania în pericol de a se scufunda. Externalizarea suportului IT este o practică care este, în general, încurajată dacă afacerea dvs. nu dispune de resursele necesare pentru a construi o unitate de suport IT internă. Există mai multe avantaje și dezavantaje ale externalizării suportului IT; depinde în totalitate de dvs. să decideți dacă avantajele depășesc dezavantajele.