Czy outsourcing wsparcia IT jest bezpieczny dla firm?
Wsparcie informatyczne jest integralną częścią każdej firmy na świecie. Zazwyczaj stanowi ono kręgosłup każdej firmy, która używa internetu do świadczenia produktu lub usługi grupie osób.
W miarę jak małe firmy się rozwijają, pojawia się potrzeba wypełnienia przestrzeni niezbędnych do prowadzenia ich działalności; otwierają się dodatkowe role, a bardziej wykwalifikowany personel jest kluczowy, aby zapewnić ciągłość. Mocny wewnętrzny dział IT wystarczy, aby zaspokoić potrzeby firmy w zakresie wsparcia IT, ale nie każda mała firma ma zasoby, aby go utworzyć i utrzymać. Outsourcing wsparcia IT jest alternatywą dla budowania jednostki złożonej ze specjalistów.
W tym artykule rozważymy outsourcing wsparcia IT oraz implikacje bezpieczeństwa dla firm, jeśli takowe występują.
## Czym jest outsourcing w IT?
Outsourcing to proces zatrudniania firmy trzeciej lub organizacji do zajmowania się konkretnymi potrzebami lub funkcjami Twojej firmy.
Outsourcing IT po prostu oznacza przeniesienie pewnych operacji IT poza Twoją firmę, aby zajęła się nimi inna firma dysponująca niezbędnymi zasobami do wykonania takich funkcji bez większych problemów. Na przykład, firma może zlecić obsługę call center na zewnątrz, ponieważ obecnie nie dysponuje zasobami lub nie stać jej na zakup i utrzymanie sprzętu call center.
Również małe firmy regularnie zlecają na zewnątrz usługi IT takie jak pomoc techniczna, wsparcie IT, centrum danych, przechowywanie danych, backup oraz monitorowanie sieci. Może to dotyczyć dowolnego zadania lub roli w IT; niektóre firmy mogą zlecić na zewnątrz cały dział IT.
Istnieją różne rodzaje outsourcingu IT, które obejmują następujące:
1. Outsourcing zagraniczny: Proces korzystania z usług firmy poza krajem działania.
2. Outsourcing Nearshore: Polega to na korzystaniu z zewnętrznego dostawcy usług, który znajduje się blisko lub ma wspólną granicę z krajem, w którym działa Twoja firma.
3. Outsourcing onshore: Polega to na korzystaniu z usług innej firmy w tym samym kraju, w którym działa Twoja firma.
4. Outsourcing na żądanie: Jest to rodzaj outsourcingu oparty na tym, co jest wymagane w danym momencie.
5. Usługi zarządzane: Polega to na tym, że inna firma w pełni zarządza niektórymi lub wszystkimi funkcjami twoich usług IT.
## Czy outsourcing usług wsparcia IT jest bezpieczny?
Outsourcing usług wsparcia IT może być konieczny w zależności od sytuacji; dlatego warto zrozumieć, jak bezpieczne jest to rozwiązanie. Ponadto, powierzenie zewnętrznemu podmiotowi zadania zapewnienia, że te usługi będą działać płynnie, może wiązać się z pewnymi ryzykami. Poznanie tych ryzyk i sposobów ich łagodzenia na wypadek ich wystąpienia powinno być Twoim priorytetem.
Bezpieczeństwo outsourcingu wsparcia technicznego w dużej mierze zależy od zaangażowanej firmy. Co więcej, znane firmy outsourcingowe są bezpieczniejsze w użyciu niż ich nieznane odpowiedniki, ponieważ zazwyczaj cieszą się większą renomą i są bardziej kontrolowane. Lepiej jest zrozumieć polityki i umowy oferowane przez te firmy przed dokonaniem wyboru.
Upewnij się, że wybrana firma outsourcingowa spełnia te same standardy bezpieczeństwa lub regulacyjne, które Twoja firma musi utrzymać, aby zapewnić usługę. Powinieneś również upewnić się, że wybrana firma outsourcingowa posiada niezbędną wiedzę techniczną i zasoby. W przeciwnym razie narażasz swoją firmę na ryzyko słabej obsługi technicznej, co może skutkować utratą klientów.
W większości przypadków nie ma większych problemów z bezpieczeństwem outsourcingu usług wsparcia IT, ale aby mieć pewność, że tak jest, musisz ściśle współpracować z firmą zarządzającą twoimi usługami wsparcia technicznego.
## Korzyści z zewnętrznego wsparcia IT
Istnieje wiele korzyści płynących z outsourcingu usług wsparcia IT, w tym między innymi:
### 1. Obniżone koszty pracy
Podczas budowania zespołu wsparcia IT dla Twojej firmy musisz myśleć o kosztach. Sam koszt personelu może znacząco obciążyć Twój budżet. W większości przypadków musisz również zainwestować duże środki w szkolenie personelu, licencje na oprogramowanie i inne dodatkowe koszty, aby zapewnić najlepszą obsługę. Z kolei outsourcing pozwoli Ci pozyskać wykwalifikowanych profesjonalistów bez dodatkowych opłat. Umożliwiając Ci skupienie uwagi i zasobów na innych obszarach rozwijającej się firmy.
### 2. Obniżone koszty infrastruktury
Wewnętrzne zespoły wsparcia IT będą potrzebować odpowiedniej infrastruktury do wsparcia operacji. Sprzęt infrastrukturalny, taki jak serwery, routery, przełączniki, urządzenia do przechowywania danych i inne, może być dość kosztowny. Utrzymanie i naprawa tych urządzeń zwiększą Twoje wydatki. Co więcej, outsourcing zabiera z Ciebie ciężar ich pozyskiwania i pozwala płacić tylko za zasoby, z których korzystasz, umożliwiając oszczędność kosztów.
### 3. Elastyczność
Outsourcing wsparcia technicznego pozwala na elastyczne skalowanie operacji. W okresach szczytowych twoja firma może szybko zwiększyć skalę działania, aby sprostać zapotrzebowaniu na zgłoszenia. Gdy zgłoszeń jest mało lub wcale, możesz również zmniejszyć skalę, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów. Nie jest to możliwe z zespołem wewnętrznym; musiałbyś zatrudnić więcej osób, co zajmuje czas i pieniądze.
### 4. Skup się na Biznesie
Budowanie zespołu wsparcia IT może pochłaniać Twój czas, zasoby i skupienie, odciągając od głównych celów biznesowych. Outsourcing usług wsparcia IT pozwala Twojej firmie skupić się na innych obszarach, takich jak strategia, innowacje i marketing. Pozwala to również skoncentrować się na podstawowym celu firmy i świadczyć lepsze usługi, dając Ci przewagę nad konkurentami.
### 5. Dostępność
W większości przypadków wewnętrzne jednostki wsparcia IT nie zawsze mogą być dostępne; są podatne na przerwy. Większość firm outsourcingowych oferuje zaangażowane zespoły z wsparciem 24/7, nawet w święta. Zapewnią Twojej firmie stały strumień usług i gwarantowaną ciągłość działania.
### 6. Doświadczenie i umiejętności
Firmy outsourcingowe zazwyczaj mają dostęp do puli pracowników IT z ogromnym doświadczeniem i umiejętnościami. Korzystając z ich usług, umożliwiasz również swojej firmie dostęp do nich. Wszelkie problemy, które według Ciebie wewnętrzny zespół IT nie jest w stanie rozwiązać w odpowiednim czasie, zostaną załatwione przez doświadczonych profesjonalistów IT.
### 7. Zmniejszone Ryzyko
Outsourcing usług wsparcia IT może zmniejszyć ryzyko związane z prowadzeniem wewnętrznej jednostki wsparcia IT. Większość dostawców ma wieloletnie doświadczenie w rozwiązywaniu problemów związanych z wsparciem technicznym i będzie kontynuować działania na rzecz zmniejszenia ryzyka z tym związanego. Oprócz zapewnienia, że ich infrastruktura i usługi są najwyższej jakości, muszą również zapewnić zgodność z standardami bezpieczeństwa i przepisami.
## Wady outsourcingu wsparcia IT
Pomimo zalet wynikających z outsourcingu usług wsparcia technicznego, istnieją również wady. Obejmują one następujące kwestie:
### 1. Mała lub brak kontroli nad jakością usługi
Outsourcing wsparcia technicznego do firmy zewnętrznej oznacza, że Twoja firma może mieć małą lub żadną kontrolę nad jakością świadczonej usługi. Jest niezbędne, aby Twój zespół wsparcia technicznego w pełni rozumiał produkt lub usługę, którą oferuje Twoja firma. Budowanie wewnętrznego zespołu IT może dać Ci przewagę, pozwalając im zapoznać się z oferowanym produktem lub usługą i zrozumieć go. Z drugiej strony, outsourcing może pozostawić Cię bez pewności, że personel na miejscu w pełni rozumie produkt lub usługę, aby lepiej obsługiwać klientów. Posiadając wewnętrzny zespół wsparcia IT, możesz również monitorować proces wsparcia i wprowadzać zmiany według własnego uznania, ale nie jest to możliwe, gdy decydujesz się na outsourcing. Musisz po prostu zaufać, że Twoja usługa wsparcia IT jest w dobrych rękach.
### 2. Mniejszy bezpośredni kontakt z klientami
Outsourcing wsparcia IT może oznaczać, że każdy kontakt z Twoimi klientami będzie musiał przejść przez pośrednika, firmę którą wybierzesz do obsługi wsparcia technicznego. Jest to preferowane dla każdej firmy, która zależy od komunikacji ze swoimi klientami, aby zapewnić lepszą obsługę, aby mieć wewnętrzny zespół wsparcia IT. Gdy przychodzi opinia, trafia ona bezpośrednio do zespołu, i mogą oni szybko wprowadzić wymaganą zmianę. Z drugiej strony, outsourcing może zmniejszyć Twój czas reakcji, ponieważ opinia może potrzebować trochę czasu, aby do Ciebie dotrzeć, i niektóre ważne wiadomości mogą zostać utracone w procesie.
### 3. Bariery językowe
Outsourcing zagraniczny czasami może okazać się problematyczny, gdy klienci mają trudności z zrozumieniem akcentu personelu wsparcia technicznego. Problemy z satysfakcją klienta mogą pojawić się, jeśli klient ma trudności z rozumieniem personelu wsparcia IT. Musisz zidentyfikować i poradzić sobie z tym problemem, jeśli chcesz kontynuować outsourcing.
### 4. Nieoczekiwane Koszty
Znaczącą zaletą outsourcingu usług wsparcia technicznego jest obniżenie kosztów utrzymania zespołu wsparcia, ale Twoja firma może również narażać się na ukryte i niepotrzebne opłaty. Kluczowe jest, aby jako właściciel firmy lub menedżer, dokładnie czytać warunki każdej umowy z firmą outsourcingową. Jeśli czujesz, że nie masz wymaganej wiedzy, aby zrozumieć umowę, zatrudnij usługi prawnika specjalizującego się w umowach. Oszczędzi Ci to ewentualnych nieprzyjemności w przyszłości.
## Podsumowanie
Twój zespół wsparcia IT może przyczynić się do sukcesu lub porażki Twojej firmy. To jedna z tych rzeczy, które po prostu musisz zrobić dobrze, w przeciwnym razie narażasz swoją firmę na ryzyko upadku. Outsourcing wsparcia IT to praktyka, która jest ogólnie zachęcana, jeśli Twoja firma nie dysponuje niezbędnymi zasobami do zbudowania wewnętrznej jednostki wsparcia IT. Istnieje kilka zalet i wad outsourcingu wsparcia IT; to całkowicie zależy od Ciebie, czy zdecydujesz, że zalety przeważają nad wadami.