Onko IT-tuen ulkoistaminen turvallista yrityksille?

Tietotekniikkatuki on olennainen osa jokaista yritystä. Se on yleensä minkä tahansa yrityksen selkäranka, joka käyttää internetiä tuotteen tai palvelun tarjoamiseen ihmisryhmälle.

Kun pienyritykset laajenevat, tarvitaan lisää tilaa liiketoiminnan ylläpitämiseksi; avautuu lisää rooleja, ja korkeasti koulutettu henkilöstö on elintärkeää jatkuvuuden varmistamiseksi. Tehokas sisäinen IT-yksikkö riittää yrityksen IT-tuen tarpeisiin, mutta kaikilla pienyrityksillä ei ole resursseja perustaa ja ylläpitää sitä. IT-tuen ulkoistaminen on vaihtoehto oman taitavan yksikön rakentamiselle.

Tässä artikkelissa tarkastelemme IT-tuen ulkoistamista ja sen mahdollisia turvallisuusvaikutuksia yrityksille.

## Mikä on ulkoistaminen IT-alalla?

Ulkopuolisen palveluntarjoajan käyttäminen on prosessi, jossa kolmannen osapuolen yritys tai organisaatio palkataan huolehtimaan yrityksesi tiettyjen tarpeiden tai toimintojen hoitamisesta.

IT-ulkoistaminen tarkoittaa yksinkertaisesti tiettyjen IT-toimintojen siirtämistä yrityksesi ulkopuolelle hoidettavaksi toisen yrityksen toimesta, jolla on tarvittavat resurssit suorittaa kyseiset toiminnot ilman merkittäviä ongelmia. Esimerkiksi yritys voi ulkoistaa puhelinkeskuksen, koska sillä ei tällä hetkellä ole resursseja tai se ei voi varaa ostaa ja ylläpitää puhelinkeskuslaitteistoa. 

Lisäksi pienyritykset ulkoistavat säännöllisesti IT-palveluita, kuten help desk -tuen, IT-tuen, datakeskukset, tietojen tallennuksen, varmuuskopioinnin ja verkon valvonnan. Se voi koskea mitä tahansa IT-tehtävää tai -roolia; jotkut yritykset voivat ulkoistaa koko IT-osaston.

IT-ulkoistamisessa on erilaisia tyyppejä, ja ne sisältävät seuraavat: 

1. Offshore-ulkoistaminen: Prosessi, jossa käytetään yrityksen palveluita oman toimintamaasi ulkopuolella.

2. Lähirannikon ulkoistaminen: Tämä tarkoittaa ulkoisen palveluntarjoajan käyttämistä, joka on lähellä tai jakaa rajan maan kanssa, jossa yrityksesi toimii.

3. Kotimainen ulkoistaminen: Tämä tarkoittaa toisen yrityksen palveluiden käyttämistä samassa maassa, jossa yrityksesi toimii.

4. Tarpeen mukaan ulkoistaminen: Tämä on ulkoistamisen tyyppi, joka perustuu siihen, mitä sillä hetkellä tarvitaan.

5. Hallinnoidut palvelut: Tämä tarkoittaa, että toinen yritys hoitaa kokonaan tietyt tai kaikki IT-palveluidesi toiminnot. 

## Onko IT-tuen ulkoistaminen turvallista?

IT-tuen ulkoistaminen voi olla tarpeen tilanteesta riippuen; siksi on järkevää ymmärtää, kuinka turvallista se on. Myös ulkopuolisen luottaminen näiden palveluiden sujuvaan toimintaan voi sisältää joitakin riskejä. Näiden riskien tunteminen ja niiden lieventämisen keinojen tietäminen, jos ne tapahtuvat, tulisi olla ensisijainen tavoitteesi.

Teknisen tuen ulkoistamisen turvallisuus riippuu suurelta osin kyseessä olevasta yrityksestä. Lisäksi tunnetut ulkoistusyritykset ovat paremmassa ja turvallisemmassa asemassa kuin tuntemattomat vastineensa, koska ne ovat yleensä maineikkaampia ja tarkemman syynin alla. On parempi ymmärtää näiden yritysten tarjoamat politiikat ja sopimukset ennen valintaa. 

Varmista, että valitsemasi ulkoistamisyritys noudattaa samoja turvallisuus- tai sääntelystandardeja, joita yrityksesi vaatii palvelun ylläpitämiseksi. Sinun tulisi myös varmistaa, että valitsemasi ulkoistamisyritys omaa tarvittavan teknisen asiantuntemuksen ja resurssit. Muussa tapauksessa asetat yrityksesi vaaraan saada huonoa teknistä tukea, mikä johtaa asiakkaiden menetykseen.

Useimmissa tapauksissa ulkoistettujen IT-tukipalveluiden turvallisuus ei aiheuta juuri lainkaan ongelmia, mutta varmistaaksesi tämän, sinun on työskenneltävä käsi kädessä yrityksen kanssa, joka hallinnoi teknisiä tukipalveluitasi.

## IT-tuen ulkoistamisen hyödyt

IT-tuen ulkoistamisen hyödyt ovat moninaiset, ja ne sisältävät seuraavat:

### 1. Alempi työvoimakustannus

IT-tukitiimin rakentamisessa yrityksellesi sinun on mietittävä kustannuksia. Pelkästään henkilöstön kustannukset voivat tehdä loven budjettiisi. Useimmissa tapauksissa sinun on silti investoitava raskaasti henkilöstön koulutukseen, ohjelmistolupiin ja muihin lisäkustannuksiin varmistaaksesi, että tarjoat parasta palvelua. Ulkoistaminen puolestaan mahdollistaa pätevien ammattilaisten tuomisen ilman lisäkuluja. Mahdollistaen sinun kohdistaa fokuksesi ja resurssisi muihin kasvavan yrityksesi alueisiin.

### 2. Pienemmät infrastruktuurikustannukset

Sisäiset IT-tukitiimit tarvitsevat tarvittavan infrastruktuurin toimintojen tukemiseen. Infrastruktuurilaitteet, kuten palvelimet, reitittimet, kytkimet, datan tallennuslaitteet ja muut vastaavat, voivat olla melko kalliita. Niiden ylläpito ja korjaaminen lisäävät kustannuksiasi. Lisäksi ulkoistaminen poistaa näiden hankkimisen taakan sinulta ja mahdollistaa, että maksat vain käyttämistäsi resursseista, mahdollistaen kustannussäästöt.

### 3. Joustavuus

Teknisen tuen ulkoistaminen mahdollistaa joustavuuden toimintojesi skaalaamisessa. Huippuaikoina yrityksesi voi nopeasti laajentaa toimintaansa vastatakseen sinulle esitettyjen pyyntöjen kysyntään. Kun pyyntöjä on vähän tai ei ollenkaan, voit myös pienentää toimintaa välttääksesi tarpeettomia kustannuksia. Tätä et voi tehdä sisäisen tiimin kanssa; sinun täytyisi palkata lisää ihmisiä, mikä vie aikaa ja rahaa. 

### 4. Keskity liiketoimintaan

IT-tukitiimin rakentaminen voi viedä aikaa, resursseja ja keskittymistä pois ydintoiminnan tavoitteista. IT-tuen ulkoistaminen mahdollistaa yrityksellesi keskittymisen muihin alueisiin, kuten strategiaan, innovaatioihin ja markkinointiin. Se myös sallii sinun keskittyä yrityksen päämäärään ja tarjota parempaa palvelua, antaen sinulle etulyöntiaseman kilpailijoihisi nähden.

### 5. Saatavuus

Useimmissa tapauksissa sisäiset IT-tukiyksiköt eivät voi aina olla saatavilla; ne ovat alttiita keskeytyksille. Useimmat ulkoistusyritykset tarjoavat sitoutuneita tiimejä, jotka tukevat 24/7, myös pyhinä. Ne tarjoavat yrityksellesi jatkuvan palveluvirran ja varmistetun käyttöajan. 

### 6. Kokemus ja taidot

Ulkopuoliset yritykset pääsevät yleensä käsiksi suureen joukkoon IT-henkilöstöä, jolla on laaja määrä kokemusta ja taitoa. Käyttämällä heidän palveluitaan, annat myös yrityksellesi pääsyn heihin. Kaikki ongelmat, joita mielestäsi sisäinen IT-tiimi ei voi ratkaista ajoissa, hoidetaan kokeneiden IT-ammattilaisten toimesta.

### 7. Vähentynyt riski

IT-tuen ulkoistaminen voi vähentää riskejä, jotka liittyvät sisäisen IT-tuen yksikön pyörittämiseen. Useimmilla palveluntarjoajilla on vuosien kokemus teknisen tuen ongelmien käsittelystä, ja he jatkavat vastuun kantamista siihen liittyvistä riskeistä. Heidän on varmistettava, että heidän infrastruktuurinsa ja palvelunsa ovat huippuluokkaa, mutta heidän on myös varmistettava, että he noudattavat turvallisuus ja vaatimustenmukaisuusstandardeja. 

## IT-tuen ulkoistamisen haitat

Vaikka teknisen tuen ulkoistamisen palveluilla on etuja, on niillä myös haittoja. Ne sisältävät seuraavat: 

### 1. Vähän tai ei lainkaan kontrollia palvelun laadun yli

Teknisen tuen ulkoistaminen kolmannen osapuolen yritykselle tarkoittaa, että yritykselläsi voi olla vähän tai ei lainkaan kontrollia annetun palvelun laadun yli. On välttämätöntä, että tekninen tukitiimisi ymmärtää täysin tuotteen tai palvelun, jonka yrityksesi tarjoaa. IT-tukitiimin rakentaminen voi tarjota sinulle edun saada heidät altistumaan tarjotulle tuotteelle tai palvelulle ja ymmärtämään sen. Toisaalta, ulkoistaminen voi jättää sinut ilman varmuutta siitä, että paikan päällä oleva henkilöstö ymmärtää täysin tuotteen tai palvelun tarjotakseen parempaa palvelua asiakkaille. Sisäisen IT-tukitiimin kanssa voit myös seurata tukiprosessia ja tehdä muutoksia mielisi mukaan, mutta näin ei ole, kun ulkoistat. Sinun on vain luotettava siihen, että IT-tukipalvelusi on hyvissä käsissä.

### 2. Vähemmän suoraa yhteyttä asiakkaisiin

IT-tuen ulkoistaminen voi tarkoittaa, että kaikki yhteydenpito tai kontakti asiakkaisiisi joutuu kulkemaan välittäjän, valitsemasi teknisen tuen tarjoavan yrityksen kautta. On suositeltavaa, että mikä tahansa liiketoiminta, joka riippuu viestinnästä asiakkaidensa kanssa, tarjoaa parempaa palvelua, jos sillä on sisäinen IT-tukitiimi. Kun palaute saapuu, se menee suoraan tiimille, ja he voivat toteuttaa tarvittavat muutokset nopeasti. Toisaalta, ulkoistaminen voi hidastaa vastausaikaasi, koska palautteen saapuminen sinulle voi kestää jonkin aikaa, ja jotkin tärkeät viestit saattavat kadota prosessin aikana.

### 3. Kielimuurit

Ulkomailla tapahtuva ulkoistaminen voi joskus aiheuttaa päänsärkyä, kun asiakkaat kohtaavat ongelmia teknisen tuen henkilöstön aksenttien kanssa. Asiakastyytyväisyyteen voi syntyä ongelmia, jos asiakkaalla on vaikeuksia ymmärtää IT-tuen henkilökuntaa. Sinun on tunnistettava ja käsiteltävä tätä ongelmaa, jos haluat jatkaa ulkoistamista.

### 4. Odotamattomat kustannukset

Teknisen tuen ulkoistamisen merkittävä etu on tukitiimin ylläpitokustannusten vähentäminen, mutta yrityksesi voi myös saada piilotettuja ja tarpeettomia kuluja. On tärkeää, että yrityksen omistajana tai johtajana luet jokaisen ulkoistusyrityksen kanssa tehdyn sopimuksen ehdot. Palkkaa sopimusjuristin palvelut, jos tunnet, ettet omista tarvittavaa asiantuntemusta sopimuksen ymmärtämiseen. Se säästää sinut mahdolliselta nöyryytykseltä tulevaisuudessa.

## Yhteenveto

IT-tukitiimisi voi joko edistää tai estää yrityksesi menestystä. Se on yksi niistä asioista, jotka sinun on yksinkertaisesti hoidettava oikein, muuten asetat yrityksesi vaaraan upota. IT-tuen ulkoistaminen on käytäntö, jota yleisesti suositellaan, jos yritykselläsi ei ole tarvittavia resursseja rakentaa sisäistä IT-tukiyksikköä. IT-tuen ulkoistamisen hyödyt ja haitat ovat moninaiset; sinun täytyy itse päättää, painavatko edut haitat ylivoimaisesti.