L’outsourcing del supporto IT è sicuro per le aziende?

L’assistenza informatica è una parte integrante di ogni azienda esistente. È solitamente la colonna vertebrale di qualsiasi azienda che utilizza internet per fornire un prodotto o servizio a un gruppo di persone.

Man mano che le piccole imprese si espandono, sorge la necessità di riempire gli spazi necessari per mantenere in movimento la loro attività; si aprono ruoli aggiuntivi e personale altamente qualificato è fondamentale per garantire la continuità. Un’efficace unità IT interna è sufficiente per soddisfare le esigenze di supporto IT di un’azienda, ma non tutte le piccole imprese hanno le risorse per allestire e mantenere tale unità. L’outsourcing del supporto IT è un’alternativa alla creazione di un’unità di operatori qualificati.

In questo articolo, prenderemo in considerazione l’outsourcing del supporto IT e le implicazioni per la sicurezza delle aziende, se ve ne sono.

Cos’è l’Outsourcing nell’IT?

L’outsourcing è il processo di impiego di un’azienda o organizzazione terza per occuparsi di specifiche necessità o funzioni della tua attività.

L’outsourcing IT significa semplicemente affidare determinate operazioni IT della propria azienda a un’altra società che dispone delle risorse necessarie per svolgere tali funzioni senza problemi significativi. Ad esempio, un’azienda può esternalizzare un call center perché attualmente non dispone delle risorse o non può permettersi di acquistare e mantenere l’attrezzatura per un call center.

Inoltre, le piccole imprese affidano regolarmente servizi IT esterni come assistenza, supporto IT, data center, archiviazione dati, backup e monitoraggio della rete. Ciò può applicarsi a qualsiasi compito o ruolo IT; alcune aziende possono esternalizzare un intero reparto IT.

Esistono diversi tipi di outsourcing IT, e includono i seguenti: 

1. Outsourcing Offshore: Il processo di impiegare i servizi di un’azienda al di fuori del proprio paese di operazione. 

2. Outsourcing Nearshore: Questo comporta l’utilizzo di un fornitore di servizi esterno che si trova nelle vicinanze o condivide un confine con il paese in cui opera la tua azienda.

3. Outsourcing Onshore: Questo comporta l’utilizzo dei servizi di un’altra azienda nello stesso paese in cui opera la tua attività.

4. Outsourcing su richiesta: Questo è un tipo di outsourcing basato su ciò che è richiesto al momento. 

5. Servizi Gestiti: Questo comporta che un’altra azienda gestisca completamente alcune o tutte le funzioni dei tuoi servizi IT. 

È Sicuro Esternalizzare i Servizi di Assistenza IT?

L’outsourcing dei servizi di assistenza IT potrebbe essere necessario a seconda della situazione; quindi, ha senso capire quanto sia sicuro. Inoltre, affidarsi a un esterno per garantire che questi servizi funzionino senza intoppi può comportare alcuni rischi. Conoscere questi rischi e come mitigarli nel caso si verifichino dovrebbe essere la tua priorità.

La sicurezza nell’outsourcing del supporto tecnico dipende principalmente dall’azienda coinvolta. Inoltre, le aziende di outsourcing ben note sono più sicure e vantaggiose da utilizzare rispetto alle loro controparti sconosciute perché di solito godono di maggiore reputazione e sono soggette a maggiori controlli. È meglio comprendere le politiche e i contratti offerti da queste aziende prima di effettuare una scelta.

Assicurati che qualsiasi azienda di outsourcing tu scelga abbia gli stessi standard di sicurezza o normativi richiesti dalla tua attività per mantenere il servizio. Dovresti anche assicurarti che l’azienda di outsourcing che scegli disponga dell’esperienza tecnica e delle risorse necessarie. Altrimenti, metti la tua azienda a rischio di ricevere un supporto tecnico scadente, risultando nella perdita di clienti.

Nella maggior parte dei casi, ci sono pochi o nessun problema riguardo la sicurezza nell’outsourcing dei servizi di assistenza IT, ma per assicurarsi che ciò accada, devi lavorare a stretto contatto con l’azienda che gestisce i tuoi servizi di supporto tecnico.

Vantaggi dell’Esternalizzazione del Supporto IT

Ci sono molti vantaggi che derivano dall’affidare a terzi i servizi di assistenza IT, e includono quanto segue:

1. Riduzione dei Costi del Lavoro

Nella costruzione di un team di supporto IT per la tua azienda, devi pensare al costo. Il costo del personale da solo potrebbe lasciare un segno nel tuo budget. Nella maggior parte dei casi, devi ancora investire pesantemente nella formazione del personale, nelle licenze software e in altri costi supplementari per garantire di offrire il miglior servizio. L’outsourcing, d’altra parte, ti permetterà di portare professionisti qualificati senza costi aggiuntivi. Consentendoti di indirizzare la tua attenzione e le tue risorse su altre aree della tua azienda in crescita.

2. Riduzione dei Costi dell’Infrastruttura

I team di supporto IT interni avranno bisogno dell’infrastruttura necessaria per supportare le operazioni. Attrezzature infrastrutturali come server, router, switch, dispositivi di archiviazione dati e altri articoli possono essere piuttosto costosi. Mantenerli e ripararli aggiungerà alle tue spese. Ancora di più, l’outsourcing toglie il peso di procurarseli e ti permette di pagare solo per le risorse che utilizzi, consentendoti di risparmiare sui costi.

3. Flessibilità

L’outsourcing del supporto tecnico ti consente di essere flessibile nell’espandere le tue operazioni. Nei periodi di picco, la tua azienda può rapidamente espandersi per soddisfare la domanda di richieste che riceve. Quando ci sono poche o nessuna richiesta, puoi anche ridimensionare per evitare costi non necessari. Non puoi fare questo con un team interno; dovresti assumere più persone, il che richiede tempo e denaro.

4. Concentrazione sul Business

Costruire un team di supporto IT può portare via tempo, risorse e attenzione dagli obiettivi principali dell’azienda. Esternalizzare i servizi di supporto IT consente alla tua azienda di concentrarsi su altri aspetti come strategia, innovazione e marketing. Ti permette anche di concentrarti sullo scopo primario dell’azienda e offrire un servizio migliore, dandoti un vantaggio sui tuoi concorrenti.

5. Disponibilità

Nella maggior parte dei casi, le unità di supporto IT interno non possono essere sempre disponibili; sono soggette a interruzioni. La maggior parte delle aziende di outsourcing offre team dedicati con supporto 24/7, anche durante le festività. Forniranno alla tua azienda un flusso costante di servizio e un uptime garantito. 

6. Esperienza e Competenza

Le aziende di outsourcing di solito hanno accesso a un pool di personale IT con una vasta quantità di esperienza e competenza. Impiegando i loro servizi, permetti anche alla tua azienda di avere accesso a loro. Qualsiasi problema che pensi che un team IT interno non possa risolvere in tempo sarà gestito da professionisti IT esperti.

7. Ridotto Rischio

L’outsourcing dei servizi di supporto IT può ridurre i rischi associati alla gestione di un’unità interna di supporto IT. La maggior parte dei fornitori di servizi ha anni di esperienza nella gestione di problemi di supporto tecnico e continuerà a portare avanti la responsabilità di ridurre i rischi ad esso associati. Oltre a garantire che la loro infrastruttura e i servizi siano di prim’ordine, devono anche assicurarsi di rispettare gli standard di sicurezza e conformità.

Svantaggi dell’Esternalizzazione del Supporto IT

Come ci sono vantaggi nell’outsourcing dei servizi di supporto tecnico, ci sono anche svantaggi. Essi includono i seguenti: 

1. Poco o Nessun Controllo sulla Qualità del Servizio

Affidare il supporto tecnico a un’azienda terza significa che la tua impresa potrebbe avere poco o nessun controllo sulla qualità del servizio fornito. È imperativo che il tuo team di supporto tecnico comprenda pienamente il prodotto o il servizio che la tua azienda offre. Costruire un team di supporto IT può offrirti il vantaggio di farli esporre al prodotto o servizio fornito e di comprenderlo. D’altra parte, l’outsourcing può lasciarti senza alcuna garanzia che il personale sul campo comprenda pienamente il prodotto o il servizio per servire meglio i clienti. Con un team di supporto IT interno, puoi anche monitorare il processo di supporto e apportare modifiche a tuo piacimento, ma questo non è possibile quando si esternalizza. Dovrai semplicemente fidarti che il tuo servizio di supporto IT sia in buone mani.

2. Meno contatto diretto con i clienti

L’outsourcing del supporto IT può significare che ogni connessione o contatto con i tuoi clienti dovrà passare attraverso un intermediario, ovvero l’azienda che scegli per gestire il supporto tecnico. È preferibile per qualsiasi azienda che dipende dalla comunicazione con i suoi clienti fornire un servizio migliore avere un team di supporto IT interno. Quando arriva un feedback, va direttamente al team, e possono implementare qualsiasi cambiamento richiesto rapidamente. D’altra parte, l’outsourcing può ridurre il tuo tempo di risposta perché il feedback può impiegare del tempo per arrivare a te, e alcuni messaggi importanti potrebbero essere persi nel processo.

3. Barriere Linguistiche

L’outsourcing offshore può talvolta rivelarsi un problema quando i clienti hanno difficoltà con l’accento del personale di supporto tecnico. Possono sorgere problemi di soddisfazione del cliente se un cliente ha difficoltà a comprendere il personale di supporto IT. Devi identificare e affrontare questo problema se vuoi continuare con l’outsourcing.

4. Costi Imprevisti

Un vantaggio significativo dell’outsourcing dei servizi di assistenza tecnica è la riduzione dei costi per avere un team di supporto, ma la tua azienda può anche acquisire costi nascosti e non necessari. È fondamentale che, come proprietario o manager dell’azienda, tu legga i termini di ogni contratto con l’azienda di outsourcing. Assumi i servizi di un avvocato specializzato in contratti se ritieni di non avere l’esperienza necessaria per comprendere l’accordo. Ti salverà da qualsiasi imbarazzo in futuro.

Conclusione

Il tuo team di assistenza IT può determinare il successo o il fallimento della tua attività. È una di quelle cose che devi assolutamente fare bene, altrimenti metti a rischio l’affondamento della tua azienda. L’outsourcing dell’assistenza IT è una pratica generalmente incoraggiata se la tua azienda non dispone delle risorse necessarie per creare un’unità di assistenza IT interna. Ci sono diversi vantaggi e svantaggi nell’outsourcing dell’assistenza IT; sta interamente a te decidere se i pro superano i contro.