Er det Trygt for Bedrifter å Setje ut IT-Støtte?

Informasjonsteknologi-støtte er ein integrert del av kvart selskap der ute. Det er vanlegvis ryggraden i eit kvart selskap som brukar internettet til å tilby eit produkt eller ei teneste til ei gruppe menneske. 

Når små bedrifter veks, oppstår det eit behov for å fylle romma som trengst for å halde bedrifta i gang; fleire roller opnar seg, og meir høgt kvalifisert personale er avgjerande for å sikre kontinuitet. Ein kraftig intern IT-avdeling er nok til å dekke IT-støttebehova til eit selskap, men ikkje kvar lita bedrift har ressursane til å opprette og oppretthalde ein slik. Å outsource IT-støtte er eit alternativ til å bygge ein eining av kvalifiserte operatørar. 

I denne artikkelen vil vi vurdere utsetting av IT-støtte og dei eventuelle tryggleiksimplikasjonane for bedrifter.

Kva er utsetting i IT?

Outsourcing er prosessen med å tilsetje eit tredjepartsfirma eller ein organisasjon for å ta hand om spesifikke behov eller funksjonar i bedrifta di. 

IT-outsourcing tyder rett og slett på å ta visse IT-operasjonar ut av bedrifta di for å bli tekne hand om av eit anna selskap med dei nødvendige ressursane for å utføre slike funksjonar utan nokon vesentlege problem. Til dømes kan eit selskap outsource eit callsenter fordi dei for tida ikkje har ressursane eller ikkje har råd til å kjøpe og vedlikehalde utstyret til eit callsenter. 

Også små bedrifter set ofte ut IT-tenester som hjelpeskrivebord, IT-støtte, datasenter, datalagring, sikkerheitskopiering og nettverksovervaking. Det kan gjelde for kva som helst IT-oppgåve eller rolle; nokre selskap kan setje ut eit heilt IT-avdeling. 

Det finst ulike typar IT-outsourcing, og dei inkluderer følgjande: 

1. Offshore Outsourcing: Prosessen med å nytte seg av tenester frå eit selskap utanfor driftslandet ditt. 

2. Nearshore Outsourcing: Dette inneber å bruke ein ekstern tenesteleverandør som er i nærleiken eller deler grense med landet bedrifta di opererer i.

3. Onshore Outsourcing: Dette inneber å bruke tenestene til eit anna selskap i same landet der bedrifta di opererer.

4. Etterspurnadsbasert utsetting: Dette er ein type utsetting basert på kva som er nødvendig i augneblinken. 

5. Forvalta tenester: Dette inneber at eit anna selskap fullt ut handterer visse eller alle funksjonar av IT-tenestene dine. 

Er det trygt å setje ut IT-støttetenester?

Å setje ut IT-støttetenester kan vera nødvendig avhengig av situasjonen; derfor er det fornuftig å forstå kor trygt det er. I tillegg kan det å stole på ein utanforståande med å sikre at desse tenestene fungerer smidig, innebere nokre risikoar. Å kjenne til desse risikoane og korleis ein kan redusere dei i tilfelle dei skjer, bør vera din prioritet. 

Tryggleiken ved å setje ut teknisk støtte avheng mest av selskapet det gjeld. Vidare er velkjende utsetjingsselskap betre og tryggare å bruke enn deira ukjende motpartar fordi dei vanlegvis er meir anerkjende og under gransking. Det er betre å forstå politikken og kontraktane desse selskapa tilbyr før ein vel.

Sørg for at kva som helst outsourcingsselskap du vel, har dei same tryggleiks- eller regulatoriske standardane bedrifta di treng for å oppretthalde tenesta. Du bør òg sikre at outsourcingsselskapet du vel har den nødvendige tekniske ekspertisen og ressursane. Elles set du bedrifta di i fare for dårleg teknisk støtte, noko som resulterer i tap av kundar.

I dei fleste tilfella er det lite eller inga trøbbel med tryggleiken ved å setje ut IT-støttetenester, men for å sikre at dette er tilfellet, må du arbeide hand i hand med selskapet som handterer dine tekniske støttetenester. 

Fordelar med å setje ut IT-støtte

Det er mange fordelar som kjem med å setje ut IT-støttetenester, og dei inkluderer følgjande:

1. Reduserte arbeidskostnader

Når du byggjer eit IT-støtteteam for selskapet ditt, må du tenkje på kostnadene. Kostnaden for berre personell kan lage eit hol i budsjettet ditt. I dei fleste tilfella må du framleis investere tungt i opplæring av personell, programvarelisensar og andre tilleggsutgifter for å sikre at du leverer den beste tenesta. Å outsource vil derimot tillate deg å ta inn kvalifiserte profesjonelle utan ekstra kostnader. Dette gjer at du kan kanalisere fokuset og ressursane dine på andre område av den veksande bedrifta di. 

2. Reduserte infrastrukturkostnader

Interne IT-støtteteam vil trenge den nødvendige infrastrukturen for å støtte operasjonar. Infrastrukturutstyr som serverar, ruterar, svitsjar, lagringsenheter for data og andre ting kan vere ganske kostbart. Vedlikehald og reparasjon av dei vil leggje til i utgiftene dine. Endå meir, outsourcing tar børa med å skaffe dei frå deg og lar deg betale berre for ressursane du brukar, noko som gjer at du kan spare på kostnader.

3. Fleksibilitet

Å setje ut teknisk støtte gjer at du kan vere fleksibel i skaleringa av drifta di. I periodar med høg etterspurnad kan bedrifta di raskt skalere opp for å møte etterspurnaden av førespurnader som kjem. Når det er få eller ingen førespurnader, kan du òg skalere ned for å unngå unødvendige kostnadar. Dette kan du ikkje gjere med eit internt team; du må tilsetje fleire folk, noko som tek tid og pengar. 

4. Fokus på Næringsliv

Å byggje eit IT-støtteteam kan ta tida, ressursane og fokuset ditt vekk frå dei grunnleggjande forretningsmåla. Å setje ut IT-støttetenester lar bedrifta di fokusere på andre område som strategi, innovasjon og marknadsføring. Det gjev deg òg høve til å fokusere på det primære føremålet med selskapet og levere betre teneste, noko som gir deg eit fortrinn over konkurrentane dine.

5. Tilgjengelegheit

I dei fleste tilfella kan ikkje interne IT-støtteenheter alltid vere tilgjengelege; dei er utsette for avbrot. Dei fleste utsetjingsfirma tilbyr dedikerte team med 24/7 støtte, sjølv på høgtidsdagar. Dei vil gi bedrifta di ein jamn straum av teneste og garantert oppetid. 

6. Erfaring og Ferdigheiter

Outsourcing-selskap har vanlegvis tilgang til eit basseng av IT-personell med ein stor mengde erfaring og ferdigheiter. Ved å nytte tenestene deira, gir du også bedrifta di tilgang til dei. Eventuelle problem som du trur eit internt IT-team ikkje kan løyse i tide, vil bli teke hand om av erfarne IT-profesjonelle. 

7. Redusert Risiko

Å setje ut IT-støttetenester kan redusere risikoane som følgjer med å drive ein intern IT-støtteenhet. Dei fleste tenesteleverandørar har fleire års erfaring med å handtere tekniske støtteproblem og vil halde fram med å bære ansvaret for å redusere risikoane som følgjer med det. I tillegg til å sikre at infrastrukturen og tenestene deira er av topp kvalitet, må dei òg sikre at dei følgjer sikkerheits og etterlevingsstandardar. 

Ulemper med å setje ut IT-støtte

Som det er fordelar med å setje ut teknisk støttetenester, er det også ulemper. Dei inkluderer følgjande: 

1. Liten eller ingen kontroll over kvaliteten på tenesta

Å setje ut teknisk støtte til eit tredjepartsfirma betyr at bedrifta di kan ha lite eller ingen kontroll over kvaliteten på tenesta som blir gitt. Det er avgjerande at teknisk støtte-teamet ditt fullt ut forstår produktet eller tenesta bedrifta di tilbyr. Å byggje eit IT-støtteteam kan gi deg fordelen av å få dei eksponert for produktet eller tenesta som blir tilbydd og forstå det. På den andre sida kan utsetting føre til at du ikkje har nokon garanti for at personalet på bakken fullt ut forstår produktet eller tenesta for å betre kunne tene kundane. Med eit internt IT-støtteteam kan du også overvake støtteprosessen og gjere endringar som du vil, men det er ikkje tilfellet når du set ut. Du må berre stole på at IT-støttetenesta di er i gode hender.

2. Mindre direkte rekkevidde med kundar

Å setje ut IT-støtte kan tyde på at all kontakt eller kommunikasjon med kundane dine må gå gjennom ein mellommann, selskapet du vel å handtere teknisk støtte. Det er å føretrekke for ei kvar bedrift som er avhengig av kommunikasjon med kundane sine å tilby betre teneste å ha eit internt IT-støtteteam. Når tilbakemeldingar kjem, går dei direkte til teamet, og dei kan implementere naudsynte endringar raskt. På den andre sida kan det å setje ut redusere responstida di fordi tilbakemeldingar kan ta litt tid før dei når fram til deg, og nokre viktige meldingar kan gå tapt i prosessen.

3. Språkbarrierar

Offshore outsourcing kan nokre gonger vise seg å vere eit hovudbry med kundar som har problem med aksenten til teknisk støttepersonell. Problem med kundetilfredsheit kan oppstå dersom ein kunde har vanskar med å forstå IT-støttepersonalet. Du må identifisere og handtere dette problemet dersom du ønskjer å halde fram med outsourcing.

4. Uventa Kostnader

Eit vesentleg fortrinn med å setje ut teknisk støttetenester er å redusere kostnaden ved å ha eit støtteteam, men bedrifta di kan også pådra seg skjulte og unødvendige kostnader. Det er avgjerande at som ein bedriftseigar eller leiar, les du vilkåra for kvar kontrakt med utsetjingsfirmaet. Lei tenestene til ein kontraktsadvokat om du føler at du ikkje har den nødvendige ekspertisen til å forstå avtalen. Det vil spare deg for eventuell flauheit i framtida.

Konklusjon

IT-støtteteamet ditt kan gjere eller øydeleggje suksessen til bedrifta di. Det er ein av dei tinga du berre må få til, elles set du selskapet ditt i fare for å gå under. Å setje ut IT-støtte er ein praksis som generelt blir oppmuntra dersom bedrifta di ikkje har dei nødvendige ressursane til å byggje ein intern IT-støtteenhet. Det er fleire fordelar og ulemper med å setje ut IT-støtte; det er heilt opp til deg å avgjere om fordelane veg opp for ulempene.